関係を壊さない家賃督促文の書き方（そのまま使えるテンプレート付き）

家賃の督促は関係の決裂ではありません。双方の予定を揃えるための作業です。原則はたった4つ——早めに、具体的に、逃げ道を残す、記録を残す。支払期限の前、期限当日、期限を数日過ぎてからの3段階のテンプレートを、そのまま使える形で載せています。

家賃回収で大変なのは計算ではなく、切り出す言葉です。きつすぎると関係が悪化し、弱すぎると効果がなく、引き延ばせば最後はお互い気まずくなります。実は家賃の督促は、とても「事務的な」作業にできます。正しいタイミングで、正しい口調で、具体的な用件を伝えることが前提ですが。この記事では4つの原則と3組のテンプレートを紹介します。WeChatでもSMSでも、そのままコピーして使えます。

4つの原則

早めに、滞納を待たない。 支払期限の2〜3日前に一度リマインドするなら、それは「気遣いのあるお知らせ」です。期限を過ぎてから声をかけると、性質はリマインドから督促に変わり、双方つらくなります。督促を前倒しするのが、いちばんコストの低い方法です。

具体的に、曖昧にしない。 「家賃をお願いします」より「9月分の家賃3,500元は、契約どおり毎月5日までにお支払いください。下4桁6688の口座にお振込みいただけます」のほうがずっと効きます。金額、日付、支払い方法を一文で言い切れば、入居者は聞き返す必要がなく、あなたも何度も説明する必要がありません。

逃げ道を残す。 滞納のほとんどは悪意ではなく、忘れただけ、給料日が来ないと払えないだけ、あるいは直近で手元が苦しいだけです。「この数日が難しければ、日曜日までに入れてもらっても大丈夫ですよ」とはっきり猶予を示すほうが、「まだ払わないと……」と迫るよりはるかに効果的です。尊重されたと感じた入居者は、むしろ更新率が高くなります。

記録を残す。 できるだけ電話ではなく文字で。文字でのやり取りは双方を守ります。あなたには督促の証拠になり、入居者には「確かに通知を受け取った」という証明になります。トーンは優しくてかまいませんが、形式は必ず書面で。

3組のテンプレート、そのまま使えます

支払期限の3日前（気遣いのあるお知らせ）

【家賃のお知らせ】こんにちは。9月分の家賃3,500元のお支払期日は9月5日です。下4桁6688の口座（名義は契約者と同じ）にお振込みいただけます。ご不明な点はいつでもご連絡ください。よろしくお願いします。

支払期限当日（相手が忘れているだけと想定）

こんにちは、確認したところ9月分の家賃がまだ着金していないようです。最近お忙しくて忘れていただけでしょうか。ご都合のよいときにお振込みください。金額3,500元、下4桁6688です。確認できたらご連絡します。

3日以上の滞納（はっきり、でも脅さない）

こんにちは。9月分の家賃が3日延滞しています。契約書第X条のとおり、延滞中は1日ごとに延滞損害金が発生します。もし今週が本当にお辛いようでしたら、日曜日までにご入金いただければ問題ありません。延滞損害金は請求しません。日曜日も難しい場合は、お電話をいただけますか。ご一緒に調整案を考えましょう。

3つ目の「延滞損害金は請求しません」は、こちらから一歩譲ることで相手の協力を引き出す仕掛けです。「一度お電話ください」は相手に出口を与え、既読スルーの膠着状態を避けます。

やってはいけない2つのこと

督促メッセージに感情を持ち込まない。 「入居者ってみんなこうなんだから」「前世で何か悪いことしたのかも」——愚痴をこぼすのは爽快ですが、ありふれた滞納一回を人間関係の問題に変え、その後の交渉であなたの余裕も奪います。

初回の滞納で強い手を出さない。 延滞損害金の条項や契約解除の警告は最終手段です。初回から見せると、「私たちの関係はこの程度」と相手に告げるのと同じです。まず「忘れ」として扱い、次に「困窮」として扱い、最後に「契約」として扱う。段階を踏んで強めていけば、毎ステップに余地が残ります。

ツールが代わりに切り出してくれる

この督促文面を、私たちは機能として組み込みました。RentPilot では、延滞請求書のすぐ隣に、ワンタップでコピーできるリマインド文（中国語版と英語版を用意済み）が並びます。あとはWeChatに貼り付けるだけ——「切り出す」という動作のコストをゼロにします。RentPilotはオフラインで使える家賃回収の管理アプリで、帳簿は端末内にのみ保存され、まもなくApp StoreとGoogle Playに登場します。

家賃管理ツールの選び方や、大家の帳簿に何を記録すべきかは、大家の家賃管理・記帳のやり方をご覧ください。一括賃借してまた貸し（転貸）をしている場合、帳簿は二本立てです。転貸（また貸し）の収支はどう計算するかをどうぞ。