So mahnt man Mieten an, ohne die Beziehung zu beschädigen (mit Vorlagen zum direkten Kopieren)

Anmahnen ist keine Konfrontation, sondern bringt beide Seiten wieder auf denselben Stand. Vier Prinzipien – früh dran sein, konkret werden, einen Ausweg lassen, schriftlich bleiben – und Vorlagen für drei Phasen (vor Fälligkeit, am ersten Verzugstag, nach mehreren Tagen) zum direkten Übernehmen.

Das Schwerste am Mieteinziehen ist nicht die Rechnerei, sondern der erste Satz. Zu deutlich formuliert, und die Beziehung leidet; zu vorsichtig, und nichts passiert; wartet man zu lange, wird es für beide Seiten unangenehm. Dabei kann Mahnen eine rein sachliche Angelegenheit sein – vorausgesetzt, man wählt den richtigen Zeitpunkt, den richtigen Ton und spricht über die konkreten Dinge. Dieser Beitrag liefert vier Prinzipien und drei Vorlagensätze, die sich direkt für WeChat und SMS übernehmen lassen.

Vier Prinzipien

Früh mahnen, nicht erst nach Fälligkeit. Zwei, drei Tage vor Fälligkeit ein freundlicher Hinweis – das ist eine Erinnerung. Spricht man erst nach Ablauf des Stichtags an, wird aus der Erinnerung ein Inkasso, und beiden Seiten wird es schwer. Wer das Thema nach vorn verlagert, wählt die billigste Lösung.

Konkret, nicht vage. „Die Miete wäre fällig" verliert gegen: „Ihre Septemberrate von 3.500 Yuan ist laut Vertrag bis zum 5. fällig, Sie können auf das Konto mit den Endziffern 6688 überweisen." Betrag, Datum und Zahlungsweg in einem Satz – der Mieter muss nicht nachfragen, und man muss kein zweites Mal erklären.

Einen Ausweg lassen. Die meisten Zahlungsverzüge sind keine Böswilligkeit, sondern Vergesslichkeit, Warten aufs Gehalt oder ein knapper Monat. Eine klare Kulanzregel („Falls es gerade unpassend ist, geht auch eine Überweisung bis Sonntag") wirkt weit besser als „Wenn du nicht zahlst, dann …". Mieter, die sich respektiert fühlen, verlängern sogar häufiger.

Spuren hinterlassen. Möglichst schreiben statt telefonieren. Der Schriftverkehr schützt beide Seiten: Für dich ist er der Nachweis des Einzugs, für den Mieter der Beleg, dass er tatsächlich informiert wurde. Der Ton darf freundlich sein, die Form muss schriftlich sein.

Drei Vorlagensätze zum direkten Übernehmen

3 Tage vor Fälligkeit (freundliche Erinnerung)

[Mietinnerung] Guten Tag! Ihre Septemberrate von 3.500 Yuan wird am 5. September fällig; Sie können auf das Konto mit den Endziffern 6688 überweisen (Kontoinhaber wie im Vertrag). Bei Fragen erreichen Sie mich jederzeit. Vielen Dank!

Am ersten Verzugstag (davon ausgehen, dass nur vergessen wurde)

Guten Tag, ich habe nachgesehen: Die Septemberrate ist noch nicht eingegangen – vermutlich war zuletzt viel los und es ist untergegangen? Bitte überweisen Sie bei Gelegenheit, der Betrag ist 3.500 Yuan, Konto mit den Endziffern 6688. Sobald der Betrag eingeht, bestätige ich Ihnen den Eingang.

Mehr als 3 Tage überfällig (deutlich, aber ohne Drohung)

Guten Tag, die Septemberrate ist inzwischen 3 Tage überfällig; laut Vertrag fällt für jeden Verzugstag eine Verzugsgebühr an (Artikel X des Vertrags). Sollte es in diesen Tagen wirklich eng sein, ist eine Zahlung bis Sonntag völlig in Ordnung, und ich verzichte auf die Verzugsgebühr; falls auch das bis Sonntag nicht klappt, rufen Sie mich bitte kurz an, dann finden wir gemeinsam eine Regelung.

Das „ich verzichte auf die Verzugsgebühr" in der dritten Vorlage ist ein bewusst kleiner Schritt entgegen, der Kooperation eintauscht; das Angebot eines Telefonats gibt dem Gegenüber einen Ausweg und verhindert die Sackgasse einer gelesenen, aber unbeantworteten Nachricht.

Zwei Dinge, die man bleiben lassen sollte

Keine Gefühle in die Zahlungserinnerung mischen. „Ihr Mieter seid doch alle gleich", „Ich hätte euch nie etwas vermieten sollen" – Dampf ablassen fühlt sich gut an, macht aber aus einer gewöhnlichen Verzögerung ein Beziehungsproblem und raubt einem die Gelassenheit für die anschließende Verhandlung.

Beim ersten Verzug nicht zum harten Vokabular greifen. Verzugsgebührenklauseln und Kündigungsdrohungen sind letzte Mittel. Wer sie schon beim ersten Mal auf den Tisch legt, sagt dem Gegenüber damit: Mehr ist unsere Beziehung nicht wert. Erst nach dem Muster „vergessen" behandeln, dann nach dem Muster „engeresitzte Not", und erst zuletzt nach dem Muster „Vertrag" – stufenweise eskalieren und jeder Stufe Spielraum lassen.

Lass das Tool für dich sprechen

Aus diesen Formulierungen haben wir ein Feature gemacht: In RentPilot steht neben jeder überfälligen Rechnung ein fertiger Erinnerungstext zum Kopieren (auf Chinesisch und Englisch vorbereitet), der sich direkt in WeChat einfügen lässt – die Kosten für den Moment des „den Mund Aufmachens" sinken auf null. RentPilot ist ein Offline-Mietverwalter, die Bücher liegen ausschließlich auf dem Gerät; demnächst im App Store und auf Google Play.

Wie man ein Miettool auswählt und was in die Bücher eines Vermieters gehört, erfahren Sie in Wie Vermieter Mieten verwalten; wer als Zwischenvermieter untervermietet, führt doppelt Buch – siehe Wie man bei der Untervermietung rechnet.