Subletting richtig rechnen: Einstiegspreis, Weitervermietung, Leerstand und Zahlungen an den Vermieter

Der Gewinn beim Subletting = Mieteinnahmen − Zahlungen an den Vermieter − Leerstandsverlust. Klingt einfach, doch sobald sich die beiden Geldströme mischen und einige Leerstandsphasen sich stapeln, gerät die Buchhaltung aus dem Ruder. Dieser Artikel erklärt die richtige Struktur der Subletting-Buchhaltung.

Das Geschäftsmodell des Sublettings (ein ganzes Haus oder eine ganze Wohnung anmieten und anschließend weitervermieten) lässt sich in einem Satz zusammenfassen: günstig anmieten, teurer weitervermieten, die Differenz einstreichen. In der Praxis bricht aber selten zuerst der Einstiegspreis, sondern die Buchhaltung: Viele Zwischenvermieter können im dritten Monat nicht mehr sagen, wie viel tatsächlich eingenommen wurde, wie viel an den Vermieter gezahlt werden muss und ob am Ende überhaupt Gewinn geblieben ist. Dieser Artikel erklärt die richtige Struktur der Subletting-Buchhaltung.

Zwei Geldströme, die getrennt bleiben müssen

Ein Zwischenvermieter führt gleichzeitig zwei Bücher:

Gegenüber den Mietern: Forderungen. Die Mieter zahlen monatlich an dich, dazu kommt die Kaution; Nebenkosten sind entweder in der Miete enthalten oder werden über Zwischenzähler nach Verbrauch abgerechnet (siehe unten).

Gegenüber dem Vermieter: Verbindlichkeiten. Du zahlst laut Vertrag an den Eigentümer, üblicherweise mit einem Monat Vorauszahlung plus einem Monat Kaution oder quartalsweise.

Diese beiden Ströme haben unterschiedliche Frequenzen, unterschiedliche Beträge, unterschiedliche Fälligkeiten. Alles in einem einzigen Zahlungsverlauf zu verbuchen ist der klassische Fehler: Am Monatsende sieht der Kontostand ordentlich aus, dabei gehört die Hälfte davon im nächsten Monat dem Vermieter. Richtig ist: Jeder Zahlungseingang wird einer Forderungsrechnung zugeordnet, jede Zahlung einer Verbindlichkeitsrechnung — und nur die Differenz ist dein Betriebsergebnis des Monats.

Leerstand: der wahre Killer

Der größte Unterschied zwischen Subletting und dem Selbstnutzen bzw. Selbsthalten der Immobilie: Steht die Wohnung leer, erhebst du keine Miete von den Mietern — aber die Zahlungen an den Vermieter laufen weiter, ohne auch nur einen Tag Pause.

Eine Rechnung für das Bauchgefühl: Einstieg 4,000 pro Monat, Weitervermietung 5,200 pro Monat — die rechnerische Bruttomarge beträgt 1,200. Bleibt die Wohnung im Jahr zwei Monate leer, beträgt der Leerstandsverlust 2 × 5,200 = 10,400 und frisst den Großteil der Jahresmarge. Die Preisentscheidung beim Subletting lautet also nicht „je höher, desto besser“, sondern den Ausgleich zwischen hoher Miete und längerem Leerstand suchen: eine Wohnung für 5,200, die sechs Wochen leer steht, verliert oft gegen eine für 4,900, die in einer Woche vermietet ist.

Zwei Angewohnheiten, die sich lohnen:

• Leerstandsschaden als „Tage × Tagessatz“ erfassen, statt vage zu empfinden: „Dieser Monat lief nicht rund.“ Tagessatz = Monatsmiete ÷ 30 (oder die tatsächlichen Tage).
• Die Auslastung im Blick behalten: Ob die Auslastung im vergangenen Jahr bei 92% oder bei 85% lag, kann den Jahresgewinn stärker beeinflussen als alles, was du beim Einstiegspreis mit dem Vermieter herausgehandelt hast.

Gewinnschwelle: zuerst diese Linie berechnen

Noch vor der Übernahme des Objekts muss diese Rechnung klar sein: Break-Even-Auslastung = (jährliche Zahlungen an den Vermieter + jährliche Fixkosten) ÷ (Jahresertrag bei Vollvermietung × 100%)

Zu den Fixkosten gehören: die Amortisation der Maklergebühr, die Amortisation von Renovierungs- bzw. Sanierungskosten (beim Subletting üblich) und die Abschreibung der Möbel. Angenommen: Einstieg 4,000, Fixkosten 12,000 pro Jahr, Vollvermietung 5,200 × 12 = 62,400 — dann liegt die Break-Even-Linie bei (48,000 + 12,000) ÷ 62,400 ≈ 96%. Das heißt: Darf diese Wohnung praktisch nie leer stehen, darfst du den Vertrag nicht abschließen; entweder den Einstiegspreis drücken oder die Ausstattung aufwerten, um die Weitervermietung anzuheben. Viele Verluste beim Subletting entstehen nicht im operativen Geschäft — sie wurden am Tag der Vertragsunterzeichnung angelegt, weil diese Linie nie gerechnet wurde.

Stolperfallen, die leicht übersehen werden

Kaution, an beiden Enden versetzt. Von den Mietern nimmst du eine Kaution von einem Monat bei monatlicher Zahlungsweise, der Vermieter nimmt von dir zwei Monate. Eine Kaution ist eine Verbindlichkeit, kein Einkommen — und die Beträge an beiden Enden sind oft ungleich, die Rückgabezeitpunkte können um Monate auseinanderliegen. Der Cashflow muss entsprechend früh geplant werden.

Wer die Nebenkosten trägt. Beim Subletting ist „Miete inklusive aller Nebenkosten“ verbreitet: Lässt der Mieter die Klimaanlage laufen, geht der Mehrverbrauch von deiner Marge ab. Entweder du legst eine Reserve im Weitervermietungspreis an, oder du installierst Zwischenzähler und rechnest nach Verbrauch ab.

Versetzte Vertragslaufzeiten. Mit dem Vermieter unterschreibst du drei Jahre, mit deinen Mietern jeweils ein Jahr — jedes Jahr steht das Leerstandsrisiko einer neuen Mietersuche an, und im dritten Jahr kann der Vermieter die Immobilie zurückholen. Beim Vertrag mit dem Eigentümer sind ein „Vorrangrecht bei der Verlängerung“ und „Vertragsstrafenklauseln“ viel mehr wert als 100, die du beim Einstiegspreis herausgeschlagen hast.

Reparaturverantwortung. Natürlichen Verschleiß behebst du (ein Kostenposten), was Mieter beschädigen, zahlen die Mieter (abgezogen von der Kaution), bauliche Mängel behebt der Vermieter (im Vertrag schriftlich festhalten). Ohne eine solche Vereinbarung wird jede Reparatur zum Streitgespräch.

Lass das Buch selbst auf beide Geldströme achten

Die Buchhaltungsstruktur des Sublettings — Forderungen gegenüber Mietern, Verbindlichkeiten gegenüber dem Vermieter, Leerstandsverluste, Auslastung — ist genau das Kernmodell von RentPilot, der App, die wir entwickeln: An einem Objekt lässt sich direkt der Vertrag des Eigentümers hinterlegen, und die Verbindlichkeitsrechnungen gegenüber dem Vermieter entstehen daraus automatisch; Leerstandstage werden automatisch mit dem Tagessatz in Verlust umgerechnet; und ein Leerstandssimulations-Schieberegler hilft dir abzuwägen, was sich lohnt: „Miete um 100 erhöhen“ oder „zwei Wochen länger leer stehen“. Durchgehend offline und ohne Konto — die Daten liegen ausschließlich auf deinem Telefon. Demnächst im App Store und auf Google Play.

Wer einsteigt, sollte sich zuerst über die Buchhaltung klar werden, siehe Wie Vermieter ihr Mietbuch führen; wenn wirklich ein Mieter im Rückstand bleibt und du nicht weißt, wie du das Gespräch beginnst, helfen die Vorlagen für Mietmahnschreiben.