Las cuentas del sublet: precio de entrada, alquiler de salida, vacancia y pagos al propietario

El beneficio del sublet = lo cobrado al inquilino − lo pagado al propietario − pérdidas por vacancia. Parece simple, pero basta con mezclar los dos flujos de dinero y sumar un par de meses vacíos para que las cuentas se descuadren. Este artículo explica la estructura correcta de la contabilidad del sublet.

El modelo de negocio del sublet (alquilar un piso o un edificio entero para subarrendarlo después) se explica en una frase: conseguir barato, alquilar caro, quedarse la diferencia. En la práctica, lo primero que falla casi nunca es el precio de entrada, sino las cuentas: muchos que hacen sublet llegan al tercer mes sin saber cuánto entró de verdad, cuánto deben al propietario aguas arriba o si de verdad ganaron dinero. Este artículo explica la estructura correcta de la contabilidad del sublet.

Dos flujos de dinero, que nunca deben mezclarse

Quien hace sublet lleva dos libros a la vez:

Hacia el inquilino: cobros (cuentas por cobrar). El inquilino te paga cada mes, más el depósito; los suministros van incluidos en el alquiler o se cobran por consumo con contadores individuales (ver más abajo).

Hacia el propietario: pagos (cuentas por pagar). Pagas al propietario según el contrato, normalmente un mes por adelantado con un mes de depósito, o por trimestre.

Frecuencias distintas, importes distintos, fechas distintas. Mezclar todo en un solo registro de movimientos es el tropiezo más habitual: a fin de mes el saldo parece sano, pero la mitad pertenece al propietario para el mes siguiente. La regla correcta: cada cobro se corresponde con una factura por cobrar y cada pago con una factura por pagar; solo la diferencia es tu resultado operativo del mes.

La vacancia: el verdadero asesino

La gran diferencia entre sublet y ser propietario: mientras el piso está vacío dejas de cobrar al inquilino, pero al propietario le pagas sin falta, ni un solo día menos.

Una cuenta rápida: entrada a 4,000/mes, salida a 5,200/mes, margen bruto contable de 1,200. Con dos meses de vacancia al año, la pérdida = 2 × 5,200 = 10,400, que se come casi todo el margen anual. Por eso la decisión de precio en el sublet no es «cuanto más alto, mejor», sino equilibrar un alquiler alto con una vacancia más larga: un piso a 5,200 que tarda seis semanas en alquilarse suele perder frente a uno a 4,900 que se alquila en una semana.

Dos hábitos que vale la pena cultivar:

• Registrar la pérdida por vacancia como «días × alquiler diario», y no con la sensación vaga de «este mes no fue bueno». Alquiler diario = alquiler mensual ÷ 30 (o los días reales).
• Vigilar la tasa de ocupación: la diferencia entre un 92% y un 85% en el año puede pesar más que todo lo que hayas negociado del precio de entrada con el propietario.

El punto de equilibrio: calcúlalo primero

Antes de aceptar el piso, esta línea debe estar clara: tasa de ocupación del punto de equilibrio = (pagos anuales al propietario + costes fijos anuales) ÷ (ingresos anuales con ocupación plena × 100%)

Los costes fijos incluyen: la amortización de la comisión de agencia, la amortización de la reforma/rehabilitación (habitual en el sublet) y la depreciación del mobiliario. Supongamos entrada a 4,000, costes fijos de 12,000 al año e ingresos con ocupación plena de 5,200 × 12 = 62,400: el punto de equilibrio = (48,000 + 12,000) ÷ 62,400 ≈ 96%. Eso significa que si el piso no puede quedarse casi nunca vacío, el contrato no se debe firmar; o se rebaja el precio de entrada, o se mejora el equipamiento para subir el alquiler de salida. Muchas pérdidas en el sublet no vienen de la gestión: se originan el día de la firma, cuando nunca se calculó esta línea.

Trampas que se pasan por alto

El depósito desalineado en los dos extremos. Al inquilino le cobras un mes de depósito con pago mensual; el propietario te exige dos meses a ti. El depósito es un pasivo, no un ingreso; además, los importes en ambos extremos suelen ser distintos y las devoluciones pueden desfasarse varios meses: la tesorería hay que planificarla con antelación.

Quién paga los suministros. Es habitual el «alquiler con suministros incluidos»: el inquilino pone el aire acondicionado sin pensarlo y el sobrecoste sale de tu margen. O dejas una reserva en el precio de salida, o instalas contadores individuales y cobras por consumo real.

Contratos que vencen desfasados. Con el propietario firmas tres años; el inquilino te firma uno. Cada año afrontas de nuevo el riesgo de vacancia de una nueva búsqueda, y en el tercero el propietario puede recuperarlo. Al firmar el contrato aguas arriba, una «preferencia de renovación» y una «cláusula de indemnización» valen mucho más que 100 más negociados en el precio de entrada.

Responsabilidad de las reparaciones. El desgaste natural lo pagas tú (es un coste); lo que rompe el inquilino lo paga el inquilino (se descuenta del depósito); los problemas estructurales los paga el propietario (déjalo por escrito en el contrato). Sin acuerdo, cada reparación acaba en discusión.

Deja que la contabilidad vigile los dos flujos por ti

La estructura contable del sublet —cobros al inquilino, pagos al propietario, pérdidas por vacancia, tasa de ocupación— es exactamente el modelo central de RentPilot, la app que estamos creando: puedes vincular un contrato aguas arriba a una propiedad y las facturas por pagar al propietario se generan automáticamente; los días de vacancia se convierten en pérdida según el alquiler diario sin cálculos manuales; y un deslizador de simulación de vacancia te ayuda a sopesar qué conviene más, si «subir el alquiler 100» o «dos semanas más vacío». Todo sin conexión y sin cuenta: los datos se quedan solo en tu teléfono. Próximamente en el App Store y Google Play.

Si estás empezando, empieza por entender las cuentas en cómo lleva el casero la contabilidad de los cobros; si te toca un inquilino moroso y no sabes cómo plantear el tema, mira las plantillas para reclamar el alquiler.